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Sekretärin (m/w/d)

Job Details

Zusammenfassung

Beschleunigen Sie die Jobsuche durch die Freigabe Ihres Profils

Job Details

Ihre Aufgaben

  • Organisation des Sekretariats, inkl. Koordination und Überwachung der Vorgänge im Sekretariat
  • Unterstützung der Vorgesetzten bei administrativen und organisatorischen Aufgaben nach entsprechender Abstimmung
  • Verwaltung und Beschaffung von Büromaterial und -ausstattung sowie Organisation von Umzügen oder innerbetrieblichen Transporten
  • Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
  • Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, -genehmigungen und -abrechnungen in SAP
  • Administrative Vorbereitung und Planung von Konferenzen sowie Workshops
  • Organisation von Reisen im In- und Ausland sowie Betreuung und Bewirtung von Gästen
  • Erstellung von Präsentationen, Berichten und Übersichten
  • Erledigung anfallender Korrespondenzen, inkl. Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch
  • Sichtung und Aufbereitung von E-Mails, Eingangs- und Ausgangspost sowie Verteilung nach Dringlichkeit und Zuständigkeit
  • Verwaltung der Sekretariatsablage
  • Protokollführung in Besprechungen
  • Erstellung von Vorgaben für die Sekretäre im zugeordneten Bereich, z.B. Ablagestruktur
  • Durchführung von Inventuren
  • Fachliche Unterstützung und Entlastung der Vorgesetzten
  • Unterstützung der Vorgesetzten im Rahmen von Projekten oder Abwicklung interner Klein-Projekte nach Abstimmung
  • Koordination, Überwachung und Planung aller abteilungsinternen Termine und Terminplanung des Vorgesetzten
  • Proaktive Zusammenarbeit und Abstimmung mit den restlichen Sekretariaten des Bereichs

Ihr Kontakt

Kontaktieren Sie uns wenn Sie weitere Fragen haben.